Cahier des charges

CAHIER DES CHARGES POUR L’ORGANISATION DE L’OPEN WPC FRANCE
pdf à télécharger

Cher organisateur,
Veuillez trouver ci-joint notre cahier des charges. Si vous décidez de vous lancer vous pourrez choisir une des trois formules décrites ci-dessous.
L’organisation d’une compétition est une grande responsabilité mais aussi une grande opportunité pour faire la promotion de votre salle, de votre ville et aider à développer le Powerlifting en France.
Quelle que soit la formule que vous choisirez nous travaillerons ensembles et le comité restera à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

DATES

• La compétition devra se dérouler si possible sur un week-end du mois d’avril.
• L’organisation des jours de compétitions (répartition du power, bench, squat) sera gérée par la WPC France en fonction du nombre de compétiteurs.

ORGANISATION GENERALE

• Les pesées auront lieu la veille des compétitions (organisées par la WPC France)
• Début des compétitions à 9h chaque matin
• Les médailles et diplômes de participation sont fournis par la WPC France
• L’organisateur peut fournir ses propres récompenses (best lifters ou certaines catégories de son choix) mais uniquement après validation du comité.
• Une affiche compétition devra être créée pour la promotion de l’évènement. (infos dans la rubrique divers)

LOCAUX ET MATERIEL

• La compétition devra se dérouler de préférence dans une salle de type salle de spectacle ou un gymnase aménagé (séparation des espaces de compétition / échauffement / buvette)
• Matériel de compétition
  1 mono-lift
  1 banc avec sécurités (détails dans le règlement WPC)
  3 barres de compétition : squat, développé couché, soulevé de terre (détails dans le règlement WPC)
  400kg de disques homologués (25kg, 20kg, 15kg, 10kg, 5kg, 2,5kg, 1,25kg) et des bloque disques homologués de 2,5kg
  1 plateau rigide de compétition de minimum 2,5m x 2,5m (style plateau haltéro)
  1 lève barre
  2 épis à disques
  1 bac à magnésie
  1 brosse métallique pour nettoyer les barres
  1 produit désinfectant pour nettoyer les barres
  En fonction de la formule choisie et de vos possibilités, tout ce matériel peut être loué auprès de la WPC France. Forfait 500€
• Salle de chauffe
  2 bancs de développé couché minimum
  2 cages à squat, chandelles ou mono-lift minimum
  2 plateaux pour le soulevé de terre
  Barres
  Poids (prévoir minimum 1 tonne)
  Magnésie
  Prévoir une télé qui sera reliée au tableau de compétition pour que les athlètes puissent suivre le déroulement des plateaux (nous avons un câble de 40m)
• Prévoir des emplacements pour les stands des partenaires WPC France et ceux de l’organisateur si besoin
• Table de marque
  3 tables + chaises
  Prévoir un vidéoprojecteur (possibilité de prêt par la WPC France), un support d’environ 1,40m pour vidéo projecteur, un écran de projection ou mur blanc derrière la table de marques
  Tout le matériel informatique sera celui de la WPC France (ordinateurs, imprimante, petit matériel)
  Prévoir des prises et enrouleurs
• Sono : enceintes, table pour brancher un ipod, micro + piles de rechange
• Prévoir un podium pour les remises de récompenses
• Prévoir une petite salle pour les pesées (Salle indépendante type vestiaire) avec 1 table, 3 chaises
• Mise à disposition de la salle de compétition ou autre le vendredi soir pour organiser l’assemblée générale annuelle de la WPC France.

DIVERS

• Inscription des athlètes : les inscriptions seront entièrement gérées par la WPC France avant la compétition. Pour info frais d’inscriptions athlètes sont de 20 € pour une discipline et 8 € par discipline supplémentaire
• L’organisateur devra prendre en charge les repas des arbitres et des bénévoles de la table de marques samedi midi et dimanche midi (15 personnes).
• En fonction de la formule choisie, indemnité d’hébergement de 40€ par arbitre (12) au titre de défraiement du logement pour le week-end (480€ au total).
• L’organisateur devra prévoir une équipe de pareurs connaissant les mouvements de powerlifting (minimum 6 personnes par jour). Un briefing leur sera fait avant la compétition. Les pareurs devront être habillés soit avec le tee shirt de la compétition soit par un partenaire ou autre, le plus important étant d’avoir un ensemble uniforme.
• Si possible, prévoir des hôtels partenaires avec des tarifs négociés pour les athlètes, proches du lieu de compétition.
• Affiche compétition : l’affiche devra obligatoirement comporter le logo WPC France, logo WPC monde optionnel, date et lieu de compétition et être validée par le comité. L’impression des affiches est à la charge de l’organisateur. Si vous réalisez l’affiche, nous vous fournirons les logos nécessaires et photos d’athlètes si besoin. Possibilité de création d’affiche par la WPC France (250€)
• Tee-shirts compétition : Les tee shirts devront reprendre le thème de l’affiche, couleur libre, et être validés par le comité. (Possibilité de création par la WPC France 9€ / pièce pour 100 tee shirts)
• Page événement Facebook. Une page évènement sera créée par la WPC France et gérée conjointement par l’organisateur et la WPC France
• Entrée gratuite pour le public est obligatoire.
• Prévoir un poste de premiers secours (à voir avec les secouristes ou pompiers locaux)

RECETTES SUPPLEMENTAIRES POUR L’ORGANISATEUR

• Buvette et petite restauration
• Organisation d’un repas le samedi soir
• Vente de tee shirts compétition (en fonction de la formule choisie)
• Vente de produits divers
• Sponsors et partenaires locaux

FORMULES

FORMULE A – Sécurité
La formule A vous assure un minimum de 1000€ de recettes. Possibilité de recettes supplémentaires grâce à la buvette et repas du samedi soir. La WPC France s’occupe du matériel de compétition, des tee-shirts, et des indemnités d’hébergement.

FORMULE B – Confirmé
La formule B vous assure un minimum de 1750€ de recettes. Possibilité de recettes supplémentaires grâce à la buvette, le repas du samedi soir et la vente des tee shirts compétition. La WPC France s’occupe du matériel de compétition et des indemnités d’hébergement.

FORMULE C – A la carte
Si vous choisissez la formule C vous avez plusieurs options

• Nous vous reversons la totalité des inscriptions (2700€ en 2017) et vous devrez gérer la totalité de l’organisation (nous serons toujours disponibles pour vous aider et conseiller)
• Vous pouvez choisir des options à la carte et le montant sera déduit de la recette des inscriptions.
  Matériel de compétition 500€
  Tee shirts compétition 900€
  Hébergement arbitres 480€
  Création de l’affiche 250€

pdf à télécharger